Politique de confidentialité

Gestion Réseaux H&B inc.

Entrée en vigueur : 24 septembre 2026 · Dernière mise à jour : 24 septembre 2026 (voir l'historique en fin de page)

Cette politique explique en termes simples quels renseignements personnels nous recueillons et pourquoi. Elle dit qui les reçoit, comment nous les protégeons, combien de temps nous les gardons et quels sont vos droits. Elle s'applique à notre site gestionreseauxhb.com et aux courriels que vous nous envoyez. Elle couvre aussi les renseignements concernant nos clients, nos employés et nos partenaires d'affaires. Elle présente enfin nos politiques et pratiques de gouvernance.

Qui sommes-nous

Gestion Réseaux H&B inc. est une société de gestion établie au Québec, Canada. Dans cette politique, « nous » désigne Gestion Réseaux H&B inc. Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous détenons.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Notre Responsable de la protection des renseignements personnels est Quentin Henaph, de la direction de Gestion Réseaux H&B inc. Cette personne veille au respect de la loi. Elle traite les questions, les demandes et les plaintes au sujet de vos renseignements personnels. Pour la joindre :

• Courriel : gestionreseauxhbinc@gmail.com. Indiquez comme objet « Protection des renseignements personnels ».

Ce que nous recueillons sur notre site

Notre site sert à présenter l'entreprise. Il recueille des renseignements personnels de deux façons seulement :

• Le formulaire de contact : votre nom complet, votre courriel, le nom de votre entreprise (facultatif) et votre message. Ne donnez que ce qui est utile à votre demande et évitez d'y mettre des renseignements sensibles.
• Le courriel : si vous nous écrivez directement, nous recevons votre adresse courriel, votre nom s'il apparaît et le contenu de votre message.

Le formulaire comporte une protection contre les envois automatisés. Elle ne sert pas à vous identifier.

Données techniques : comme sur tout site Web, votre navigateur transmet certaines données techniques à notre hébergeur, Google (Firebase Hosting). Ce sont, par exemple, votre adresse IP, le type de navigateur et la page demandée. Quand vous envoyez le formulaire, notre propre service de formulaire, hébergé par Google Cloud dans la région de Montréal, calcule une empreinte de votre adresse IP. Il la conserve au plus deux jours, uniquement pour limiter les envois abusifs, et ne conserve pas l'adresse elle-même ; comme pour tout site, les journaux techniques de notre hébergeur (Google) peuvent l'enregistrer pour une durée limitée. Ces données servent à afficher le site et à acheminer votre message. Nous ne les consultons pas pour vous identifier, vous suivre ou établir votre profil.

Témoins, mesure d'audience et polices

• Notre site public n'utilise aucun témoin (cookie) ni stockage local. Votre navigateur garde seulement en cache les fichiers du site, comme les images et les polices, pour l'afficher plus vite.
• Il n'utilise aucun outil de mesure d'audience, de publicité ou de pistage. Par exemple, il n'a aucun pixel publicitaire.
• Nos polices de caractères sont hébergées sur notre propre site. Votre navigateur ne contacte donc aucun service de polices externe.
• Quand vous suivez un lien vers un autre site, nous ne lui transmettons pas l'adresse de la page d'où vous venez. Ces sites ont leurs propres règles de confidentialité.
• Si nous ajoutions un jour un outil qui permet de vous identifier, de vous localiser ou d'établir votre profil, nous vous en informerions d'abord. Cet outil serait désactivé par défaut, et vous seul pourriez l'activer.

L'espace de gestion est réservé à notre personnel. Sa page de connexion charge des composants techniques de Google (Firebase). Elle retient aussi dans votre navigateur le choix d'affichage (thème clair ou sombre), même sans connexion. Après la connexion, l'espace utilise le stockage du navigateur pour fonctionner, notamment pour garder la session. Celle-ci ne dure que le temps de l'onglet. L'espace n'utilise aucun outil de publicité ni de mesure d'audience.

Pourquoi nous utilisons ces renseignements

Les renseignements reçus par le formulaire ou par courriel servent uniquement à répondre à votre demande et à en assurer le suivi. Nous ne les utilisons pas à d'autres fins sans votre consentement, sauf si la loi le permet ou l'exige. Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

Nous ne prenons aucune décision fondée uniquement sur un traitement automatisé de vos renseignements. Nous ne faisons pas de profilage.

Votre consentement et son retrait

En nous envoyant le formulaire ou un courriel, vous consentez à deux choses :

• que nous utilisions vos renseignements pour répondre à votre demande et en assurer le suivi ;
• qu'ils soient communiqués aux fournisseurs décrits ci-dessous, dans ce seul but.

Le champ « Entreprise » est facultatif. Les autres champs sont nécessaires pour vous répondre. Vous pouvez aussi nous écrire directement à notre adresse courriel.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps. Il suffit d'écrire au Responsable de la protection des renseignements personnels. Nous cesserons alors d'utiliser vos renseignements à ces fins, sauf ceux que la loi nous oblige à conserver. Si vous retirez votre consentement avant notre réponse, nous ne pourrons peut-être pas donner suite à votre demande.

Qui reçoit vos renseignements

Nous communiquons seulement les renseignements nécessaires aux fournisseurs qui nous aident à faire fonctionner notre site et notre entreprise :

• Google fournit plusieurs services que nous utilisons :
  • l'hébergement de notre site (Firebase Hosting) ;
  • le traitement de notre formulaire de contact : notre propre service, hébergé dans la région de Montréal, reçoit votre message et nous le transmet dans notre messagerie Gmail ;
  • notre messagerie Gmail, qui reçoit vos messages et sert à envoyer une partie de nos réponses, nos factures et nos rappels internes ;
  • notre espace de gestion interne (services Firebase et Google Cloud), y compris l'authentification des comptes et le stockage des fichiers.
• Kovlio, le logiciel comptable de notre groupe, hébergé par Google (Firebase), reçoit automatiquement les factures émises, leurs paiements et leurs annulations, y compris les coordonnées du client inscrites sur la facture. Il sert à tenir notre comptabilité et nos déclarations de taxes.
• Microsoft (Microsoft 365) fournit la messagerie de nos adresses @gestionreseauxhb.com. Cette messagerie reçoit :
  • une copie des factures envoyées à nos clients ;
  • les réponses des clients à ces factures ;
  • nos rappels internes.
  Nos réponses à vos messages peuvent aussi partir de cette messagerie.

Communication à l'extérieur du Québec : Microsoft et certains services de Google, notamment la messagerie Gmail, peuvent traiter ou conserver vos renseignements à l'extérieur du Québec. Les lois de l'endroit où se trouvent les renseignements peuvent alors s'appliquer.

Nous ne communiquons pas vos renseignements à d'autres tiers sans votre consentement, sauf si la loi le permet ou l'exige.

Renseignements concernant nos clients, nos employés et nos partenaires d'affaires

Pour gérer nos activités, nous traitons aussi des renseignements personnels dans un espace de gestion interne. Seul le personnel autorisé y a accès. Voici, en résumé, ce que nous y conservons :

• Clients : nom ou raison sociale, personne-ressource, courriel, téléphone, adresse et notes de suivi. Nous y conservons aussi les factures, les paiements reçus et les envois de factures. Pour un paiement, nous notons la date, le montant, le mode de paiement et le numéro de confirmation ou de chèque. Aucun champ n'est prévu pour un numéro de carte de paiement ou de compte bancaire. Des documents déposés, comme des contrats, peuvent toutefois en contenir. Ils ont alors le niveau d'accès choisi pour chacun de ces documents : la direction et les gestionnaires, ou tout le personnel. Un document qui contient de tels numéros est réservé à la direction et aux gestionnaires.
• Employés : nom, courriel, téléphone, entreprise, poste, date d'embauche, type de contrat, taux horaire, statut et notes de gestion. Un employé qui a un compte dans l'espace peut consulter sa fiche. Le dossier d'emploi comprend aussi :
  • le contrat de travail et les formations ;
  • les feuillets fiscaux, comme le T4 et le Relevé 1, qui comportent le numéro d'assurance sociale et la rémunération ;
  • une copie d'une pièce d'identité, que nous caviardons ;
  • les évaluations et les autres documents d'emploi.
• Personnel qui utilise l'espace :
  • courriel et mot de passe de connexion, gérés par le service d'authentification de Google ;
  • rôle, dates de création du compte et de dernière connexion ;
  • prénom, nom, téléphone et adresse, si la personne les ajoute ;
  • confirmations de lecture des documents obligatoires ;
  • journal des actions importantes, comme les connexions, les déconnexions et les envois de factures.
  Les factures indiquent le nom, le courriel et le téléphone de la personne qui les émet.
• Partenaires d'affaires, fournisseurs et autres parties à nos contrats : nom et coordonnées de l'entreprise ou de la personne, informations d'entreprise (comme le NEQ et les numéros de taxes), contrats et documents qui les concernent, dates et échéances. Certaines de ces entreprises peuvent être des entreprises individuelles. Leurs renseignements sont alors des renseignements personnels.

Ces renseignements servent à gérer la facturation et les paiements, les contrats et leurs échéances, ainsi que le personnel. Ils servent aussi à respecter nos obligations légales, comptables et fiscales.

Nous envoyons les factures au client par courriel, depuis notre messagerie Gmail. Une copie part aussi vers des adresses de notre entreprise. Les réponses du client arrivent à l'adresse de la personne qui a émis la facture. Nos rappels internes automatiques peuvent mentionner l'autre partie à un contrat et des notes de suivi. Nous les envoyons à des adresses de notre entreprise. Si une facture reste impayée après son échéance, nous pouvons aussi envoyer au client un rappel par courriel, manuellement ou automatiquement, avec la facture jointe.

Lieux de conservation :

• La base de données de l'espace de gestion et ses fonctions sont hébergées par Google Cloud au Canada, dans la région de Montréal.
• Les fichiers déposés dans l'espace, dont les dossiers des employés, sont aussi conservés au Canada, dans la région de Montréal. D'autres services associés de Google peuvent aussi être exploités à l'extérieur du Québec, par exemple l'authentification des comptes et les journaux techniques.
• Nos boîtes de courriel (Gmail et Microsoft 365) sont hébergées par ces fournisseurs, qui peuvent les conserver à l'extérieur du Québec.
• Des copies de travail de certains documents peuvent aussi être conservées sur les ordinateurs de la direction.

Qui a accès à vos renseignements chez nous

Chaque personne n'a accès qu'à ce dont elle a besoin pour son travail :

• La direction et les administrateurs de l'espace de gestion (personnes que la direction désigne) : tous les renseignements, y compris les dossiers des employés et le journal des actions.
• Les gestionnaires ont accès :
  • aux clients, aux factures, à l'échéancier et aux fiches des entreprises ;
  • aux paramètres de l'espace, dont les adresses qui reçoivent les rappels, et à la file d'envoi des courriels ;
  • aux contrats et aux documents de la documentation générale.
  Ils n'ont pas accès aux fiches ni aux dossiers des employés, réservés à la direction et aux administrateurs de l'espace. Un contrat de travail classé dans la documentation générale, plutôt que dans le dossier de l'employé, leur est toutefois accessible.
• Les employés : leur propre fiche (y compris le taux horaire et les notes), leur propre dossier et les documents destinés à tout le personnel.
• Les messages reçus par le formulaire ou par courriel : la direction et les personnes qu'elle désigne pour traiter la correspondance de l'entreprise.

Comment nous protégeons vos renseignements

Nous prenons des mesures de sécurité raisonnables, adaptées à la sensibilité des renseignements, notamment :

• des communications chiffrées (HTTPS) sur notre site et dans notre espace de gestion ;
• un site public qui ne charge aucun script de tiers ;
• un espace de gestion accessible seulement avec un compte protégé par mot de passe, et des droits d'accès donnés selon le rôle de chaque personne ;
• la fermeture automatique des sessions inactives et un journal des actions importantes ;
• des factures dont le contenu ne peut plus être modifié une fois émises. Une erreur se corrige par l'annulation de la facture ;
• la possibilité de restaurer notre base de données en cas d'erreur, jusqu'à 7 jours en arrière ;
• le retrait de l'accès à l'espace de gestion d'une personne qui quitte l'entreprise.

Aucune mesure n'offre une sécurité absolue. En cas d'incident, nous agissons comme décrit plus bas.

Combien de temps nous conservons vos renseignements

Nous gardons vos renseignements seulement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles nous les avons recueillis, ou plus longtemps si une loi l'exige. Ensuite, nous les détruisons ou nous les anonymisons, comme la loi le prévoit. Voici nos durées de conservation :

• Messages reçus par le formulaire ou par courriel : deux ans après notre dernier échange. Un message lié à un contrat ou à un dossier client suit la durée de ce dossier.
• Factures et paiements : six ans après la fin de l'année d'imposition à laquelle ils se rapportent, pour nos obligations comptables et fiscales. Ils sont ensuite détruits.
• Dossiers des clients : six ans après la fin de la relation d'affaires.
• Dossiers des employés, y compris les feuillets fiscaux : six ans après la fin de l'emploi.
• Contrats et documents concernant nos partenaires d'affaires : six ans après la fin du contrat.
• Comptes des personnes qui utilisent l'espace de gestion : pendant leur accès, puis au plus un an après leur départ.
• Journal des actions de l'espace de gestion : deux ans.
• File d'envoi des courriels de l'espace de gestion : 90 jours. Des copies des courriels envoyés restent aussi dans nos boîtes de courriel, selon les durées ci-dessus.

L'empreinte d'adresse IP calculée par notre formulaire est effacée automatiquement dans les deux jours. Après une suppression, des copies peuvent encore exister jusqu'à 30 jours dans les corbeilles et les sauvegardes de nos fournisseurs.

Vos droits

Sauf exceptions prévues par la loi, vous avez le droit :

• de savoir si nous détenons des renseignements personnels sur vous, d'y accéder et d'en obtenir une copie ;
• de faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque ;
• de faire supprimer un renseignement périmé ou non justifié par l'objet du dossier. Ce droit vaut aussi pour un renseignement que la loi ne nous autorise pas à recueillir, à communiquer ou à conserver ;
• de faire ajouter vos commentaires écrits à votre dossier. Si nous acceptons une demande de correction ou de suppression, nous vous remettons sans frais une copie du renseignement corrigé ou une attestation de sa suppression ;
• d'obtenir les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Vous pouvez aussi les faire transmettre à une personne ou à un organisme autorisé par la loi à les recueillir (droit à la portabilité) ;
• de retirer votre consentement à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements ;
• de nous demander de cesser de diffuser un renseignement qui vous concerne. Vous pouvez aussi nous demander de désindexer ou de réindexer un lien associé à votre nom. Les conditions prévues par la loi s'appliquent. Il faut que la diffusion contrevienne à la loi ou à une ordonnance d'un tribunal. Sinon, il faut qu'elle cause un préjudice grave à votre réputation ou à votre vie privée, et que ce préjudice l'emporte manifestement sur l'intérêt du public à connaître ce renseignement ou sur la liberté d'expression. Dans ce second cas, la mesure demandée ne doit pas dépasser ce qui est nécessaire ;
• de savoir, sur demande, quels renseignements nous avons recueillis auprès de vous, qui y a accès chez nous (par catégorie de personnes), combien de temps nous les gardons et comment joindre notre Responsable de la protection des renseignements personnels ;
• de porter plainte (voir la section « Plaintes » ci-dessous).

Comment exercer vos droits

Pour consulter vos renseignements personnels ou exercer vos droits, adressez-vous à notre Responsable de la protection des renseignements personnels. Voici comment procéder :

• Envoyez une demande écrite au Responsable, par courriel, à gestionreseauxhbinc@gmail.com.
• Précisez ce que vous demandez et les renseignements visés. Si votre demande est imprécise, ou si vous le demandez, nous vous aiderons à la préciser.
• Avant de donner suite, nous vérifierons votre identité. Si vous agissez pour une autre personne, nous vérifierons que vous avez le droit de la représenter.
• Nous vous répondrons par écrit au plus tard 30 jours après avoir reçu votre demande. Si nous ne répondons pas dans ce délai, votre demande est considérée comme refusée, et vous pouvez exercer vos recours.
• L'accès est gratuit. Des frais raisonnables peuvent s'appliquer pour transcrire, reproduire ou transmettre vos renseignements. Dans ce cas, nous vous indiquerons d'abord le montant approximatif.
• Si vous avez un handicap, nous prendrons des mesures d'accommodement raisonnables.
• Si nous refusons votre demande, en tout ou en partie, nous vous expliquerons pourquoi par écrit. Nous vous indiquerons l'article de loi sur lequel nous nous appuyons, vos recours et le délai pour les exercer. Sur demande, nous vous aiderons à comprendre notre refus.

Incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité est, par exemple, un accès non autorisé à des renseignements personnels, leur perte ou leur envoi par erreur. Si nous croyons qu'un incident s'est produit, nous agissons rapidement pour réduire le risque de préjudice et éviter que l'incident se répète. S'il existe un risque de préjudice sérieux, nous en avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées. Nous inscrivons tous les incidents dans un registre.

Plaintes

Pour vous plaindre de la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, écrivez d'abord à notre Responsable. Nous accuserons réception de votre plainte dans les 5 jours ouvrables. Nous vous répondrons par écrit au plus tard 30 jours après l'avoir reçue.

Vous pouvez aussi vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec :

• Vous pouvez porter plainte à la Commission en tout temps au sujet de nos pratiques.
• Vous pouvez aussi lui demander d'examiner un désaccord dans deux cas : si nous refusons votre demande d'accès, de rectification (y compris de suppression) ou de désindexation, ou si nous n'y répondons pas dans les 30 jours. Faites-le dans les 30 jours qui suivent notre refus ou la fin du délai de réponse. La Commission peut accepter une demande tardive pour un motif raisonnable.
• Site Web : www.cai.gouv.qc.ca
• Téléphone sans frais : 1 888 528-7741

Nos politiques et pratiques de gouvernance

Nos règles internes encadrent les renseignements personnels à chaque étape : collecte, utilisation, communication, conservation et destruction. Notre Responsable de la protection des renseignements personnels les approuve. Les voici.

• Rôles et responsabilités :
  • Le Responsable de la protection des renseignements personnels veille au respect de la loi et approuve nos règles. Cette personne traite les demandes et les plaintes. Nous la consultons pour tout incident et pour tout nouveau projet qui touche des renseignements personnels.
  • Les administrateurs de l'espace de gestion (personnes que la direction désigne) donnent les accès selon le rôle de chaque personne. Ils les retirent quand la personne quitte l'entreprise.
  • Chaque membre du personnel utilise seulement les renseignements nécessaires à son travail et les garde confidentiels. Il signale sans délai tout incident au Responsable.
• Collecte : nous recueillons seulement les renseignements nécessaires aux fins annoncées. Nous en informons les personnes au moment de la collecte. Nous leur donnons un lien vers cette politique.
• Utilisation et communication :
  • Nous utilisons les renseignements seulement aux fins annoncées, sauf consentement ou exception prévue par la loi.
  • Quand un fournisseur traite des renseignements pour nous, une entente écrite doit protéger leur confidentialité et limiter leur usage au service rendu. Elle doit aussi interdire au fournisseur de les garder après la fin du contrat.
• Évaluation des risques : nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée dans deux cas. Le premier : avant d'acquérir, de créer ou de refaire un système qui traite des renseignements personnels. Le second : avant de communiquer des renseignements à l'extérieur du Québec. Chaque évaluation est consignée par écrit. Elle précise les protections nécessaires.
• Conservation et destruction :
  • Nous appliquons les durées de conservation décrites dans cette politique. Au moins une fois par année, nous revoyons nos données pour retirer celles dont la durée est écoulée.
  • Quand nous n'avons plus besoin d'un renseignement, nous le détruisons de façon sécuritaire ou nous l'anonymisons, comme la loi le prévoit. La méthode dépend du support :
    • dans l'espace de gestion, suppression définitive dans la base de données et dans le stockage des fichiers ;
    • dans nos boîtes de courriel, suppression puis vidage de la corbeille ;
    • sur nos ordinateurs, suppression des copies de travail ;
    • pour les documents papier, s'il y en a, déchiquetage.
    Les copies de sauvegarde s'effacent ensuite, en 30 jours au plus.
  • Si un renseignement a servi à prendre une décision sur une personne, nous le gardons au moins un an après cette décision.
• Incidents : nous évaluons chaque incident avec le Responsable. En cas de risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission et les personnes concernées. Nous inscrivons tous les incidents dans un registre, que nous gardons au moins cinq ans.
• Traitement des plaintes :
  • Toute plainte est adressée par écrit au Responsable. Cette personne en accuse réception dans les 5 jours ouvrables et l'examine.
  • Nous répondons par écrit au plus tard 30 jours après avoir reçu la plainte. Nous indiquons les mesures prises et les recours possibles auprès de la Commission d'accès à l'information.
  • Aucune mesure de représailles n'est prise contre une personne qui porte plainte.
• Révision : nous revoyons ces règles et cette politique au moins une fois par année.

Modifications de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique, par exemple si nos pratiques ou la loi changent. Chaque modification fait l'objet d'un avis publié sur cette page, avec la date et un résumé du changement. Si le changement est important, nous en informons aussi les personnes concernées par un moyen adapté, par exemple par courriel. Nous conservons les versions antérieures de cette politique.

Historique des modifications

• 24 septembre 2026 : publication de la politique.
• 24 septembre 2026 : désignation nominative du Responsable de la protection des renseignements personnels ; le formulaire de contact est désormais traité par notre propre service, hébergé à Montréal, au lieu du service tiers FormSubmit ; ajout des rappels de paiement envoyés aux clients et de la transmission des factures à notre logiciel comptable Kovlio.